Logistica strategica in entrata: Ottimizzare i risparmi e l'efficienza per le merci in arrivo

Con i giusti processi e la giusta visibilità, le aziende di qualsiasi dimensione possono migliorare il segmento in entrata della catena di approvvigionamento. Ci sono diversi componenti in un programma in entrata. In questo documento, ci concentreremo su come la visibilità e i processi aziendali possano migliorare i risparmi e il servizio.

Per decenni, le aziende si sono concentrate intensamente sull'eliminazione delle inefficienze e sulla ricerca di risparmi nella logistica in uscita, trattando il trasporto in entrata come una preoccupazione necessaria ma secondaria. Questo approccio offre un valore notevole, poiché molti degli stessi miglioramenti dei processi applicati al trasporto in uscita per risparmiare tempo e denaro funzionano effettivamente anche per il trasporto in entrata.

Lacune comuni nella logistica in entrata

I costi di trasporto sono influenzati dai tassi di accettazione del vettore, dalla volatilità del mercato, dai modelli di ordine e dalle quantità. Per coprirsi da costi sconosciuti, i fornitori spesso includono un margine di errore nel prezzo di consegna dei prodotti in entrata. Ciò rende impossibile sapere quanto bene i fornitori stiano gestendo il vostro trasporto, o per voi ottenere un vero costo per unità.

La mancanza di ottimizzazione è un altro tipo di lacuna nel processo. A volte i fornitori spediscono i prodotti per liberarli dal loro molo, non per il vostro vantaggio. E a meno che i fornitori non ottimizzino gli ordini e consolidino i carichi, potrebbero non massimizzare il peso sui camion che vi inviano.

Infine, la tariffazione alla consegna è talvolta strutturata in modo che qualsiasi riduzione che il fornitore negozia nelle tariffe di trasporto si aggiunga al proprio margine. Ciò offre al fornitore un incentivo a selezionare i vettori a costo più basso, indipendentemente dal servizio.

Cinque aree in cui la gestione in entrata offre valore

Un programma di logistica in entrata efficace non si limita a ridurre i costi, ma crea un effetto a catena positivo su tutta la catena di approvvigionamento. I programmi in entrata possono migliorare i processi e ottenere risparmi attraverso:

1. Controllo dei costi e visibilità

Il vantaggio più immediato della gestione del trasporto in entrata sta nel controllo dei costi e nella visibilità. Senza una gestione attiva, i costi di trasporto in entrata spesso funzionano come una scatola nera, con i fornitori che prendono decisioni di trasporto che potrebbero non essere in linea con la più ampia strategia logistica dell'acquirente. Assumendo il controllo del trasporto in entrata, le aziende possono ridurre i costi attraverso percorsi ottimizzati, selezione dei corrieri e opportunità di consolidamento.

Ad esempio, i processi di offerta dei vettori aiutano a identificare vettori e tariffe ottimali, mentre l'aggiunta di corsie in entrata ai volumi in uscita esistenti aumenta i volumi totali di trasporto merci, rendendo le aziende più attraenti per i vettori e garantendo potenzialmente tariffe più basse. 

Gli ordini individuali possono essere ottimizzati e raggruppati tra le strutture per creare spedizioni con più ritiri e a consegna singola, mentre i carichi LTL di più fornitori possono essere consolidati in carichi completi per ridurre i costi e la congestione ai moli.

Soprattutto, la gestione in entrata offre un livello più profondo di visibilità in tempo reale sull'intera catena di approvvigionamento. Dopotutto, quando si comprende il costo reale della movimentazione delle merci dai vari fornitori (per SKU, cassa o singolo articolo), si possono prendere decisioni informate sulle strategie di approvvigionamento, sulla selezione dei fornitori e sul posizionamento delle scorte, per consentire decisioni di prezzo più accurate e negoziazioni migliori con i fornitori. 

2. Ottimizzazione del coordinamento della catena di fornitura

Gestendo il proprio trasporto in entrata, si acquisisce la capacità di trasformare la logistica frammentata e guidata dai fornitori in un flusso coordinato. Invece di avere dozzine di fornitori che organizzano le spedizioni in modo indipendente, si possono orchestrare le consegne per ottimizzare le operazioni di ricezione, ridurre la congestione dei moli e migliorare l'utilizzo della manodopera (vedere l'illustrazione sotto).

Questo coordinamento consente strategie avanzate come il crossdocking, in cui i materiali e i prodotti in entrata si spostano direttamente verso le spedizioni in uscita con una gestione minima del magazzino. Inoltre, facilita una migliore pianificazione della domanda fornendo una visibilità accurata dell'inventario in entrata, riducendo le scorte di sicurezza necessarie per far fronte all'incertezza dell'offerta.

3. Livelli di servizio e gestione del rischio migliorati

Poiché le aziende possono stabilire standard di servizio coerenti, implementare il monitoraggio delle prestazioni e affrontare rapidamente i problemi, le questioni di servizio vengono spesso risolte prima che influenzino i processi o il servizio clienti. La gestione del rischio può anche diventare più sofisticata, il che è particolarmente cruciale quando si affrontano ambienti di trasporto volatili che possono rapidamente interrompere le catene di approvvigionamento.

4. Efficienza operativa e integrazione

I vantaggi operativi della gestione del trasporto in entrata si estendono a tutta l'organizzazione. Le operazioni di ricezione diventano più prevedibili ed efficienti quando le consegne sono programmate e coordinate, anziché arrivare in modo casuale. I sistemi di gestione del magazzino possono essere integrati con le piattaforme di gestione dei trasporti per ottimizzare la pianificazione delle banchine, l'allocazione della manodopera e il posizionamento dell'inventario.

Questa integrazione crea un ciclo di feedback di miglioramento continuo. I pianificatori dei trasporti possono collaborare con i team di approvvigionamento per ottimizzare la selezione dei fornitori in base ai costi logistici e ai livelli di servizio. Possono collaborare con i pianificatori della produzione per sincronizzare le consegne con i programmi di produzione, riducendo i costi di magazzino e migliorando il flusso di cassa.

5. Flessibilità strategica e scalabilità

Oltre ai vantaggi di cui sopra, la gestione del trasporto in entrata offre una flessibilità strategica essenziale per le aziende che devono affrontare ambienti dinamici. Diventa sempre più importante man mano che l'attività cresce e i mercati si evolvono. Con un controllo adeguato, è più facile adattarsi rapidamente alle mutevoli basi di fornitori, entrare in nuovi mercati o rispondere alle interruzioni senza essere limitati dalle capacità di trasporto dei fornitori.

Poiché può prendere decisioni con informazioni chiare anziché prendere decisioni isolatamente, spesso si aprono maggiori opportunità nella catena di fornitura, come il nearshoring, la diversificazione dei fornitori e la distribuzione omnicanale.

Illustrazione del consolidamento LTL

Come avviare un programma in entrata

Oggi, o voi o i vostri fornitori state gestendo il vostro processo di entrata.

• Se i vostri fornitori selezionano i vettori, negoziano le tariffe e pagano le spese di trasporto, state pagando una tariffa combinata sia per il trasporto che per il prodotto. Il primo passo è prendere in carico il trasporto in entrata.
  
  Prima di creare un programma di logistica in entrata, considerate i termini di vendita e le attuali franchigie di trasporto. Ciò può significare rinegoziare i contratti con i fornitori e suddividere i costi di trasporto e di acquisto all'interno dei vostri sistemi. Ma spesso ne vale la pena.
• Se siete già voi i responsabili delle operazioni di trasporto, avete già definito la differenza tra il costo del trasporto e il costo delle merci. Ora è il momento di ottimizzare ulteriormente la gestione in entrata, migliorando i processi aziendali.
  
  Per migliorare le prestazioni della catena di approvvigionamento e il controllo dei costi, è necessario mettere in atto processi proattivi e visibilità per assicurarsi di avere il prodotto giusto nel posto giusto al momento giusto.

Cosa comporta un buon programma di logistica in entrata?

Con un buon programma in entrata, avrete una migliore comprensione del costo reale delle merci e delle tariffe di trasporto. Un solido programma in entrata vi consente di:

• Monitorare ogni articolo in entrata in tempo reale
• Esaminare i processi aziendali dei fornitori e dei venditori
• Mappare i propri processi interni di acquisto/approvvigionamento
• Consolidare le spedizioni e ottimizza i carichi e le modalità
• Monitorare le spedizioni dei fornitori per verificare che gli ordini vengano spediti in tempo
• Relazionare sui livelli di conformità dei fornitori e sulle prestazioni della catena di fornitura
• Ricevere un preavviso delle spedizioni in ritardo per modificare i programmi di produzione
• Modificare le condizioni di vendita e studia le indennità di trasporto che vi vengono attualmente offerte
• Ottenere visibilità sugli ordini in entrata in sospeso, completi e spediti attraverso un unico archivio dati
• Esaminare le modifiche ai processi aziendali e come possono generare reali risparmi sui trasporti e migliorare le prestazioni di trasporto 

Visibilità e un approccio proattivo alla gestione di un programma in entrata

Il passo successivo, spesso il più trascurato, è gestire proattivamente i fornitori. Ciò comporta l'utilizzo dei processi aziendali e della visibilità per identificare i problemi in anticipo. La gestione e l'audit dei processi aziendali possono essere effettuati tramite la tecnologia disponibile o un fornitore di servizi.

La tecnologia offre a tutte le parti visibilità sugli ordini e sulle date di arrivo previste. Quando si ha visibilità sugli ordini in entrata di tutti i suoi fornitori e applica una logica di ottimizzazione, i singoli ordini possono essere raggruppati tra le strutture e si possono identificare più spedizioni destinate alla stessa coppia origine/destinazione nell'arco di diversi giorni. 

Utilizzando il software di gestione dei trasporti (TMS), è possibile consolidare e spedire utilizzando la modalità più conveniente e monitorare proattivamente le spedizioni in transito. Mentre i dati sulla conformità dei vettori e dei fornitori vengono raccolti e analizzati, si ottengono nuove informazioni per promuovere l'efficienza. 

Senza visibilità sulle merci in entrata e sui processi, è difficile identificare e influenzare le lacune dei processi che causano la variabilità nella catena di approvvigionamento. Spesso, non c'è molto margine di manovra per le consegne tardive di materiali critici. Con la visibilità della spedizione, è possibile confermare che una spedizione ha effettivamente bisogno di essere accelerata e, in tal caso, scegliere il servizio più efficiente per le esigenze. I motivi per accelerare il carico possono essere catturati e analizzati per minimizzare il rischio in futuro.

Oppure si potrebbe scoprire che manca un articolo qualche giorno prima che sia necessario. Il prodotto è stato ordinato, ma è stato spedito? Quando? Arriverà in tempo? Dov'è? È diretto alla struttura giusta? Il servizio è abbastanza efficiente per esserne sicuri?

Senza visibilità, ci vorranno molte ore e telefonate per ottenere le risposte. Se il prodotto arriva in orario, tutto può procedere come previsto. Ma se l'articolo che state aspettando non arriva, potreste accorgervene solo quando è troppo tardi per cambiare tattica fino all'arrivo della SKU mancante. Il risultato può essere un eccesso di personale, una carenza di personale e confusione al molo dove il prodotto deve essere ricevuto. Questo scenario ha implicazioni sia sui costi che sui servizi.

Capitale intellettuale e personalizzazione

Un fornitore di servizi logistici di terze parti (3PL) può guidarvi verso un programma in entrata ben gestito. Dispongono di sistemi che forniscono informazioni proattive e offrono una maggiore certezza di processi ininterrotti, a costi minimi o nulli per voi. Oltre ai sistemi, dispongono di professionisti della catena di approvvigionamento con esperienza pratica nei programmi di logistica in entrata. 

I programmi possono essere personalizzati utilizzando le best practice per soddisfare le vostre esigenze aziendali. Spesso ciò comporta la necessità di collaborare in anticipo con i fornitori per stabilire se la merce è pronta per il ritiro. Se la merce è pronta, il fornitore programmerà un veicolo per il ritiro della merce e le indicherà una data di consegna. 

Se la merce non è pronta come previsto, il vostro fornitore può segnalarlo nel sistema, inviandovi una notifica ben prima della finestra di ricezione critica. Questo tipo di comportamento proattivo consente di collaborare con il fornitore per accelerare la consegna o di passare a un prodotto/SKU diverso fino all'arrivo del componente mancante. Con informazioni proattive sulle spedizioni e una maggiore certezza che le strategie vengano eseguite come previsto, è possibile risparmiare tempo e denaro. 

Oltre alla gestione generale del programma, le soluzioni avanzate per il trasporto in entrata spesso incorporano visibilità e controllo a livello di articolo, consentendo una gestione più granulare della vostra catena di approvvigionamento in entrata. Ciò può includere:

• Visibilità in tempo reale: ottenete una visione completa delle vostre spedizioni in entrata con un monitoraggio dettagliato a livello di articolo e avvisi personalizzati. 
• Gestione degli ordini di acquisto (PO): trasformate la domanda degli ordini di acquisto in un piano di trasporto completo. 
• Progettazione e ottimizzazione della catena di approvvigionamento: collaborate con esperti di ingegneria della catena di approvvigionamento per ottimizzare vari aspetti della tua rete in entrata. 
• Ottimizzazione dell'inventario: ottenete un controllo preciso delle scorte a livello di SKU per allineare la strategia di inventario agli obiettivi di servizio e di costo. 

Scoprite altre opportunità nella logistica in entrata 

Questa guida presenta alcune delle prime decisioni necessarie per avviare un programma di logistica in entrata. Potete rafforzare il vostro programma andando oltre le nozioni di base e impiegando ulteriori pratiche di logistica in entrata:

• Conformità
• Processi di audit
• Strategie di inventario
• Quantità economiche d'ordine
• Strategie e metriche di reportistica

Un fornitore di servizi qualificato può aiutarvi a scegliere e mettere in atto le pratiche che miglioreranno al meglio il vostro programma in entrata.