Logística estratégica de entrada de mercancías: Impulsar ahorros y eficiencia para sus cargas

Con los procesos y la visibilidad adecuados, las empresas de cualquier tamaño pueden mejorar su cadena de suministro. Hay múltiples componentes en un programa de entrada de mercancías. En este documento, nos centraremos en cómo la visibilidad y los procesos de negocio pueden impulsar mejores ahorros y servicios.

Durante décadas, las empresas se han centrado intensamente en eliminar ineficiencias y encontrar ahorros en su logística de salida, mientras consideran el transporte de entrada como una preocupación necesaria pero secundaria. Este enfoque deja un valor sustancial sobre la mesa, ya que muchas de las mismas mejoras de proceso que se aplican al transporte de salida para ahorrar tiempo y dinero también funcionan en el de entrada.

Lagunas comunes en la logística inbound

Los costos de transporte se ven afectados por las tasas de aceptación de los transportistas, la volatilidad del mercado, los patrones de ordenes de compra y cantidades. Para cubrir costos desconocidos, los proveedores a menudo incluyen un margen de error en el precio de entrega de sus productos. Eso hace que sea imposible saber qué tan bien están gestionando los proveedores su transporte, o que usted pueda obtener un costo real por unidad.

La falta de optimización es otro tipo de brecha en el proceso. A veces, los proveedores envían productos para sacarlos de su almacen, no para beneficio suyo. Además, a menos que los proveedores optimicen las ordenes y consoliden las cargas, es posible que no maximicen el peso de las unidades que le envían.

Finalmente, los precios de entrega a veces están estructurados de manera que cualquier reducción que el proveedor negocie en las tarifas se sume a su margen. Eso le da al proveedor un incentivo para seleccionar transportistas de menor costo, sin tener en cuenta el servicio.

Cinco áreas en las que la gestión de entrada aporta valor

Un programa eficaz de logística entrante hace más que solo reducir costos; crea un efecto dominó de beneficios en toda su cadena de suministro. Los programas de entrada pueden mejorar los procesos y alcanzar ahorros a través de:

1. Control de costos y visibilidad

El beneficio más inmediato de la gestión de transporte entrante radica en el control de costos y la visibilidad. Sin una gestión activa, los costos de transportación de mercancías entrantes a menudo funcionan como una caja negra, con proveedores que toman decisiones de transporte que pueden no estar alineadas con la estrategia logística más amplia del comprador. Al tomar el control del transporte entrante, las empresas pueden reducir costos mediante rutas optimizadas, selección de transportistas y oportunidades de consolidación.

Por ejemplo, los procesos de licitación del transporte ayudan a identificar los transportistas y las tarifas óptimas, mientras que la incorporación de rutas de entrada a los volúmenes de salida existentes aumenta los volúmenes totales de carga, lo que hace que las empresas sean más atractivas para las transportistas y, potencialmente, aseguren tarifas más bajas. 

Los pedidos individuales pueden optimizarse y agruparse en diferentes instalaciones para crear múltiples planes de recolección de cargas y entrega consolidada, las cargas LTL de múltiples proveedores pueden consolidarse en cargas completas para reducir costos y congestión en las rampas.

Lo mejor de todo es que la gestión de entrada de mercancías ofrece un nivel más profundo de visibilidad en tiempo real de toda la cadena de suministro. Después de todo, cuando usted comprende el costo real de mover mercancías de varios proveedores, ya sea por SKU, caja o artículo individual, puede tomar decisiones informadas sobre estrategias de abastecimiento, selección de proveedores y posicionamiento de inventario para permitir decisiones de precios más exactas y mejores negociaciones con proveedores. 

2. Mejore la coordinación de su cadena de suministro

Al gestionar su propio transporte de entrada, usted adquiere la capacidad de transformar una logística fragmentada e impulsada por los proveedores en un flujo coordinado. En lugar de que docenas de proveedores organicen los envíos de forma independiente, usted puede organizar las entregas para optimizar las operaciones de recepción, reducir la congestión en las rampas y mejorar la utilización de la mano de obra (consulte la ilustración a continuación).

Esta coordinación permite estrategias avanzadas como el transbordo, donde los materiales y productos entrantes se mueven directamente a los envíos salientes con un manejo mínimo en el almacén. También facilita una mejor planeación de la demanda al proporcionar una visibilidad precisa del inventario entrante, reduciendo el stock de seguridad necesario para mitigar la incertidumbre del suministro.

3. Mejora de los niveles de servicio y gestión de riesgos

Debido a que las empresas pueden establecer estándares de servicio consistentes, implementar el monitoreo del rendimiento y abordar rápidamente los problemas, los problemas de servicio a menudo se resuelven antes de que afecten los procesos o el servicio al cliente. La gestión de riesgos también puede volverse más sofisticada, lo cual es particularmente crucial cuando se enfrenta a entornos de transporte volátiles que pueden interrumpir rápidamente las cadenas de suministro.

4. Eficiencia operativa e integración

Los beneficios operativos de la gestión de transporte entrante se extienden por toda la organización. Las operaciones de recepción se vuelven más previsibles y eficientes cuando las entregas se programan y coordinan en lugar de llegar de manera aleatoria. Los sistemas de gestión de almacenes pueden integrarse con plataformas de gestión de transporte para optimizar la programación de rampas, la asignación de mano de obra y la colocación de inventario.

Esta integración crea un ciclo de retroalimentación para la mejora continua. Los planeadores de transporte pueden colaborar con los equipos de adquisiciones para optimizar la selección de proveedores según los costos logísticos y los niveles de servicio. Ellos pueden colaborar con los planeadores de producción para programar las entregas de acuerdo con los cronogramas de fabricación, reduciendo los costos de mantenimiento de inventario y mejorando el flujo de efectivo.

5. Flexibilidad estratégica y escalabilidad

Además de los beneficios mencionados, la gestión de transporte entrante ofrece una flexibilidad estratégica esencial para las empresas que enfrentan entornos dinámicos. Se vuelve cada vez más valioso a medida que su empresa crece y los mercados evolucionan. Con un control adecuado, es más fácil adaptarse rápidamente a las bases cambiantes de proveedores, ingresar a nuevos mercados o responder a interrupciones sin estar limitado por las capacidades de transporte de los proveedores.

Debido a que puede tomar decisiones con información clara en lugar de tomar decisiones de forma aislada, a menudo se abren más oportunidades en la cadena de suministro, como el nearshoring, la diversificación de proveedores y la distribución omnicanal.

Ilustración de la consolidación LTL

Cómo iniciar un programa de entrada de mercancías

Actualmente, usted o sus proveedores están gestionando su proceso de entrada.

• Si sus proveedores seleccionan los transportistas, negocian las tarifas y pagan los cargos de transporte, usted está pagando una tarifa combinada tanto por el transporte como por el producto. El primer paso es hacerse cargo del transporte entrante.
  
  Considere los términos de venta y las asignaciones actuales de sus cargas antes de crear un programa de entrada. Esto puede implicar renegociar contratos con proveedores y desglosar los costos de transporte y compra dentro de sus sistemas. Sin embargo, a menudo vale la pena el esfuerzo.
• Si actualmente es el propietario del evento de transporte, ya ha delimitado entre el costo del transporte y el costo de los bienes. Ahora, está listo para mejorar aún más su gestión de entrada mejorando los procesos empresariales.
  
  Para mejorar el rendimiento de la cadena de suministro y controlar los costos, deberá implementar procesos proactivos y visibilidad para asegurarse de tener el producto adecuado en el lugar adecuado en el momento oportuno.

¿Qué implica un buen programa de logística entrante?

Con un buen programa de entrada, usted comprenderá mejor el costo real de los bienes y las tarifas de transporte. Un programa de entrada sólido le permite:

• Monitorear cada artículo entrante en tiempo real
• Revisar los procesos empresariales de vendedores y proveedores
• Mapear sus propios procesos internos de compra
• Consolidar los envíos y optimizar las cargas y los medios
• Monitoree los envíos de los proveedores para verificar que los pedidos se envíen a tiempo
• Informe sobre los niveles de cumplimiento de los proveedores y el rendimiento de la cadena de suministro
• Recibir un aviso anticipado de envíos retrasados para modificar los horarios de producción
• Cambiar los términos de venta y revisar las asignaciones de flete que se le están ofreciendo actualmente
• Obtenga visibilidad de sus ordenes entrantes enviadas, pendientes y completas en una sola fuente de datos.
• Revise los cambios en su proceso de negocio y cómo pueden generar ahorros reales en costos y un mayor rendimiento en el transporte 

Visibilidad y un enfoque proactivo para gestionar un programa de entrada de mercancías

El siguiente paso, a menudo el más ignorado, es gestionar de manera proactiva a sus proveedores. Esto implica utilizar los procesos de su negocio y la visibilidad para identificar problemas con anticipación. La gestión y auditoría de sus procesos de negocio se pueden realizar mediante la tecnología disponible o mediante un proveedor de servicios.

La tecnología proporciona a todas las partes visibilidad de sus pedidos y las fechas de llegada esperadas. Cuando usted tiene visibilidad de los pedidos por recibir de todos sus proveedores y aplica la lógica de optimización, los pedidos individuales se pueden agrupar y se pueden identificar varios envíos que van al mismo origen/destino durante varios días. 

Al usar el software para gestión de transporte (TMS), usted puede consolidar y enviar utilizando el modo más rentable y monitorear proactivamente las cargas en tránsito. A medida que se recopilen y analicen los datos de desempeño de transportistas y proveedores, obtendrá nuevos conocimientos para impulsar la eficiencia. 

Sin visibilidad de sus cargas entrantes y los procesos, es difícil identificar e influir en las brechas del proceso que causan variabilidad en su cadena de suministro. A menudo, no hay mucho margen de maniobra para las entregas tardías de materiales críticos. Con la visibilidad de sus cargas, usted puede confirmar que una carga, necesita ser acelerada y, en ese caso, usted puede elegir el servicio más eficiente para sus necesidades. Las razones para acelerar cargas pueden ser capturadas y analizadas para minimizar riesgos en el futuro.

O tal vez descubre que le falta un artículo unos días antes de que lo necesite. El producto se pidió, ¿esta seguro que fue enviado? ¿Cuándo? ¿Llegará a tiempo? ¿Dónde está? ¿Se dirige al destino correcto? ¿Su servicio es lo suficientemente confiable como para estar seguro de esto?

Sin visibilidad, se necesitarán muchas horas y llamadas telefónicas para obtener respuestas. Si el producto llega a tiempo, todo puede proceder según lo planeado. Sin embargo, si el artículo que está esperando no llega, es posible que no lo sepa hasta que sea demasiado tarde, antes de que llegue el SKU que falta. No contar con la información adecuada puede ocasionar exceso o insuficiencia de personal, además de provocar confusión en donde se recibe el producto Este escenario tiene implicaciones tanto de costo como de servicio.

Capital intelectual y personalización

Un proveedor de logística tercerizada (3PL) puede guiarle por un programa de entrada de mercancías bien administrado. Tiene sistemas que brindan información proactiva y ofrecen una mayor certeza de procesos ininterrumpidos, a un costo mínimo o nulo para usted. Además de los sistemas, cuenta con profesionales de la cadena de suministro con experiencia práctica en programas de logística de entrada de mercancias. 

Los programas pueden ser personalizados utilizando las mejores prácticas para satisfacer las necesidades de su negocio. Con frecuencia, esto incluye trabajar con los proveedores por adelantado para determinar si la carga está lista para ser recolectada. Si la carga está lista, el proveedor programará la recolección de la carga y le proporcionará una fecha de entrega. 

Si la carga no está lista, su proveedor puede registrarlo en el sistema, activando una notificación para usted mucho antes de su ventana de recepción crítica. Ese tipo de comportamiento proactivo le permite colaborar con el proveedor para agilizar la entrega o cambiar a un producto/SKU diferente hasta que llegue la pieza faltante. Con la información de sus cargas en forma proactiva y una mayor certeza de que las estrategias se ejecutan según lo planeado, usted puede ahorrar dinero y tiempo. 

Más allá de la gestión general de programas, las soluciones avanzadas de transporte para mercancías entrantes a menudo incorporan visibilidad a nivel de artículo y control, permitiendo una gestión más detallada de su cadena de suministro. Esto puede incluir:

• Visibilidad en tiempo real: Obtenga una visión completa de sus cargas entrantes con un seguimiento detallado a nivel de artículo y alertas personalizadas. 
• Gestión de órdenes de compra (PO): Transforme la demanda de órdenes de compra en un plan de transporte integral. 
• Diseño y optimización de la cadena de suministro: Colabore con expertos en ingeniería de la cadena de suministro para optimizar varios aspectos de su red de entrada. 
• Optimización de inventario: Logre un control preciso a nivel de SKU sobre su inventario para alinear la estrategia de inventario con los objetivos de servicio y costos. 

Descubra más oportunidades en la logística inbound 

Esta guía presenta algunas de las primeras decisiones necesarias para iniciar un programa de logística de entrada de mercancías. Puede fortalecer su programa al ir más allá de lo básico y emplear prácticas adicionales:

• Cumplimiento
• Procesos de auditoría
• Estrategias de inventario
• Cantidades económicas de pedido
• Estrategias de reporteo y métricas

Un proveedor de servicios calificado puede ayudarle a elegir y ejecutar las prácticas que mejorarán su programa de entrada de mercancías.